市の助成金が運営費の2/3を占めているため保護者会運営しています。
共同学童保育所めだかは行政（札幌市）の学童保育助成金＋保護者の皆様からの毎月の運営費で成り立っているため、企業型の施設とは異なり、保護者が運営管理する方式の施設です。そのため支援員は保護者会に雇用されている形となります。
保護者会の運営委員
| 役職 | 定員 | 主な役割 |
|---|---|---|
| 会長 | 1名 | めだか全体の運営管理 春総会・秋総会の手配 支援員・保護者対応 緑丘小学校への連絡窓口 LINEでの全体連絡 メールアカウント・クラウドの管理 資金管理・契約業務・外部業者の対応 支援員・アルバイト採用対応 外部専門家対応 資金調達行動 学童保育連絡協議会対応 その他経費にかかわる対応 |
| 副会長 | 2名 | 会計上の運営管理（会計と伴走） 会長の業務補佐 春・秋総会資料作成 毎月の役員会の準備 外部業者対応 支援員・アルバイト採用対応 助成金申請書作成・札幌市との窓口担当 学童保育連絡協議会対応 |
| 役員 （事務局） | 4名以上 | 年度の行動予定に対しての実行部隊 春・秋総会資料作成 役員会議事録作成 各種イベント企画運営・イベント付き添い等 外部コラボ企画 SNS（Instagram）・WEBお知らせの投稿・更新 各種チラシ・アンケート作成 |
| 役員 （会計） | 1名 | 会計チェック・通帳の保管 |
| 監査 | 1名 | 総会時の監査 |
| 助成金申請チーム | ２〜３名 | 助成金申請業務 ※令和７年度以降は外部委託に順次移行します。 |
| 新入所対応チーム | リーダー1名 ＋スタッフ２〜３名 | 毎年新1年生入所に向けての準備や告知、説明会の実施を行います。（主に10月以降〜3月） |
| イベント運営チーム （めだかまつり） | リーダー1名 ＋スタッフ数名（6〜10名） | 毎年9月開催のめだか祭りの企画・設営や買い出しなどを行います（7月〜9月の期間のみ） |
めだかの地域性利点と運営課題
緑丘・啓明エリアという札幌市内でも学力が高い地域であるため、保護者会の皆様も経営者、士業、公務員、医療関係、クリエイテイティブ関係他、高度なスキルをお持ちの方が多い地域であることにめだかは年々甘えつつも感謝しております。とはいえ、働き盛り世代の保護者の皆様にとって「働くためのお子様を預ける」ことが本来の学童保育ではあるのに、保護者会役員のスーパーボランティア業務は本業に支障が出るくらい忙しいものとなっております。令和6年度より、財務の見える化・業務効率化などを進めながら、可能な限り保護者の皆様のご負担をかけないように制度とのはざまの中、まだまだ昭和な現場をアップデートしている次第でございます。
役員業務軽減のへの取り組み
- 保護者会LINEグループ、各委員会LINEの活用
- 総会・役員会をオンラインで実施
- 紙の書類を減らし、Google Drive等クラウド化・ドキュメントの蓄積
- ルーティンワークの外部委託化
- 学童保育関連のコンサルタント起用
- SNSやWEBの活用
- 補助金申請書類作成の効率化
役員会について
役員は毎年改選が行われ、4月の総会後より平均して毎月1回集まって（またはオンライン）での役員会を開催します。主に、めだかの財政面の進捗確認や、現場での課題、採用関連、直近のイベントについて多岐に渡って話し合われます。お仕事でお忙しい中出席していただいておりますので、近年では限られた時間を効率よく進めるためにDX化しLINEグループでの事前の打ち合わせや、Google Driveを使って資料作りをしながら進めております。そのためある程度パソコンに慣れている方、そういった環境がないとなかなか難しい側面もございます。
総会について
めだかの総会は年2回開催されます。（春：4月・秋：10月）各総会では、決算報告、年間行動報告、各種保護者の決議をもって進めないといけない議案について話し合われます。基本的には集会方式ですが、R7年度からはオンラインでの実施も段階的に取り入れております。こどもの人数に関わらず、1世帯1票の投票権をもって議案に投票します。共同学童保育所である以上、支援員・役員、その他個人の意思で大事な要件を決めることはできません。めだかには「規約」があり、それに基づいて運営しております。